Procedura zgłaszania naruszeń

PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W SPÓŁCE G.EN. OPERATOR SP. Z O.O. Z SIEDZIBĄ W TARNOWIE PODGÓRNYM

na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

§1
DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
Naruszenie – rozumie się przez to taki stan faktyczny, będący następstwem działania lub zaniechania, świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy przepisy wewnętrzne; jest to również każde działanie czy zaniedbanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne;
Pracodawcy – rozumie się przez to spółkę G.EN. Operator sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie Podgórnym;
Pracowniku -rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy ze Spółką w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;
Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
Spółce – rozumie się przez to spółkę G.EN. Operator sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie Podgórnym
Sygnaliście – rozumie się przez to osobę, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą na zasadach określonych w niniejszej Procedurze;
Ustawa – rozumie się przez to ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
Współpracowniku -rozumie się przez to osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
Zgłoszeniu –rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie;
Zgłoszenie wewnętrzne – rozumie się przez to przekazanie informacji Pracodawcy o naruszeniu prawa;
Zgłoszenie zewnętrzne – rozumie się przez to przekazanie informacji

§2
POSTANOWIENIA OGÓLNE

Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o naruszeniach w Spółce poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec Sygnalisty.
Procedura określa w szczególności:
1) osobę upoważnioną przez Spółkę do przyjmowania zgłoszeń;
2) sposoby przekazywania Zgłoszeń wewnętrznych przez Sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
3) osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych;
4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5) obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez osobę, o której mowa w pkt 3;
7) maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§3
ZAKRES PROCEDURY

Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
1) Pracownika;
2) pracownika tymczasowego;
3) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorcy;
5) prokurenta;
6) akcjonariusza lub wspólnika;
7) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysty;
10) wolontariusza;
11) praktykanta;
12) funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz.U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13) żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz.U. z 2024 r. poz. 248 i 834).
Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, lub pełnienia służby w Spółce lub już po ich ustaniu.
Zgłoszenie naruszeń może dotyczyć w szczególności:
1) podmiotów powiązanych ze Spółką,
2) osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Spółki,
3) Pracowników i Współpracowników Spółki w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,
4) podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej ze Spółką,
5) pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę ze Spółką.
Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:
1) podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których w ust. 3,
2) niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty wskazane w ust. 3
3) niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów wymienionych w ust. 3,
4) nieprawidłowościach w organizacji działalności Spółki, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
5) naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa Spółka,
6) naruszeniu wewnętrznych procedur oraz standardów przyjętych w Spółce.
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16 powyżej.

§4
OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń i upoważnioną do podejmowania działań następczych oraz sprawującą nadzór nad realizacją procedury w Spółce jest Koordynator ds. naruszeń.
Koordynator ds. naruszeń powoływany jest odrębną uchwałą Zarządu. Na podstawie powyższej uchwały Zarządu Koordynator ds. naruszeń będzie upoważniony przez Zarząd do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
Do obowiązków Koordynatora ds. naruszeń należy w szczególności:
1) przyjmowanie Zgłoszeń i ich potwierdzanie;
2) wstępna kwalifikacja i ocena Zgłoszenia;
3) wzywanie osoby zgłaszającej do uzupełnienia przekazanych informacji, jeśli powstają wątpliwości do prawidłowego jej zakwalifikowania;
4) zapoznanie osoby zgłaszającej Naruszenie z klauzulą informacyjną i uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów w razie potrzeby;
5) utrzymywanie stałego kontaktu z osobą zgłaszającą oraz udzielenie jej informacji o podjętych działaniach następczych;
6) prowadzenie rejestru zgłoszeń naruszeń w Spółce;
7) zapewnienia poufności osobie dokonującej zgłoszenia,
8) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań.
Koordynator ds. naruszeń nie jest upoważniony do:
1) udzielania informacji osobom nieupoważnionym na temat przyjętego Zgłoszenia związanego z naruszeniem prawa,
2) udzielania informacji o tożsamości zgłaszającego naruszenie prawa i tego kto dopuścił się naruszenia,
3) wdrożenia działań następczych bez zgody Spółki.

§5
SYGNALISTA

Domniemywa się, że osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia, dokonuje go, gdy istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe (działanie w dobrej wierze).
W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
Decyzję o nadaniu statusu Sygnalisty podejmuje Koordynator ds. naruszeń.
Status Sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza Zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze.
Koordynator ds. naruszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
Przekroczenie terminu, o którym mowa powyżej, uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza Zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.

§6
OCHRONA SYGNALISTY

Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszej Procedurze od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, ust. 1 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.
Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiednich instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich zgłoszeń.
Ochrona nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem naruszeń.

§7
SZCZEGÓŁOWE ZASADY OCHRONY DANYCH SYGNALISTY

Dane osobowe osoby, której nadano status Sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej naruszenia, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.
Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Spółka gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 4, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

§8
PRZEKAZYWANIE ZGŁOSZEŃ O NARUSZENIACH

Zgłoszenia informacji o naruszeniach mogą być przekazywane za pomocą:
1) dedykowanej skrzynki mailowej: sygnalista@genoperator.pl;
2) osobiście u Koordynatora ds. naruszeń;
3) telefonicznie pod nr tel. 61 829 98 25;
4) pisemnie za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres siedziby Spółki.
Zgłoszenie informacji o naruszeniach powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:
1) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu,
2) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia,
3) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie o naruszaniu,
4) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia,
5) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania informacji o naruszaniu,
6) adres korespondencyjny w celu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i informowania o dalszych postępowaniach.
Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach naruszenia, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

§9
PRZYJMOWANIE ZGŁOSZEŃ

Odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń jest Koordynator ds. naruszeń. Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu.
Po wpłynięciu zgłoszenia informacji o naruszeniu Koordynator ds. naruszeń niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia wpływu:
1) potwierdza Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia,
2) dokonuje wstępnej analizy Zgłoszenia,
3) decyduje o nadaniu osobie zgłaszającej status Sygnalisty.
Jeżeli Zgłoszenie nadaje się do rozpoznania Koordynator ds. naruszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
Każde Zgłoszenie podlega weryfikacji i rejestracji.
Rozpatrzenie Zgłoszenia o naruszeniu oraz przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej następuje bez zbędnej zwłoki w okresie nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
Zgłoszenia powinny być rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba, że za nadaniem danej sprawie szczególnego priorytetu przemawiają waga i charakter sprawy, w szczególności okoliczności wskazujące, iż dzięki niezwłocznemu przeprowadzeniu postępowania możliwe będzie zapobiegnięcie szkodzie lub naruszenie interesów Spółki.
Jeśli z treści Zgłoszenia wynika, że Koordynator ds. naruszeń może być w jakikolwiek zaangażowany w działania lub zaniechania stanowiące przedmiot Zgłoszenia wówczas Zgłoszenie przekazywane jest do Zarządu Spółki, który powołuje nowego koordynatora ds. naruszeń w danej sprawie.

§10
POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Koordynatora ds. naruszeń, który w jego ramach może:
1) występować do Sygnalisty o przekazanie dodatkowych informacji i dokumentów;
2) żądać dostępu do dokumentów i danych mających związek ze zgłoszeniem.
Weryfikacja danej sprawy odbywa się w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej, w której doszło do naruszenia, a w przypadku gdyby zgłoszenie dotyczyło kierownika takiej komórki, wówczas z jego bezpośrednim przełożonym, z uwzględnieniem § 7 ust. 5 Procedury.
Wszczęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od daty otrzymania Zgłoszenia.
W przypadku gdy Zgłoszenie jest:
1) w oczywisty sposób bezzasadne;
2) nie stanowi naruszenia;
3) przekazane jest w sposób uniemożliwiający prowadzenie postępowania z uwagi na zakres przekazanych w nim informacji, a ich uzupełnienie jest niemożliwe;
4) okoliczności sprawy bezsprzecznie wskazują na działanie Sygnalisty w złej wierze;
5) nie podlega pod zakres przedmiotowy lub podmiotowy Procedury;
nie wszczyna się postępowania wyjaśniającego.
Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania Koordynator ds. naruszeń może dodatkowo powołać ekspertów będących lub nie będących pracownikami Spółki.
Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące Naruszenie.
Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. naruszeń podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia, w przypadku zasadnych Zgłoszeń również wydaje rekomendacje stosownych działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do Pracownika lub Współpracownika, który dopuścił się naruszenia oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości.
Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. naruszeń sporządza raport, który przedkłada Zarządowi.
Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone naruszenia i ich przyczyna, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.
Do raportu z postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. naruszeń załącza propozycje dalszych działań, o których mowa w ust. 6. Zalecenia mogą obejmować w szczególności:
1) zamknięcie postępowania bez podejmowania dalszych działań;
2) przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi Pracownikowi lub Współpracownikowi;
3) upomnienie Pracownika, pozbawienie premii;
4) zmiany lub rotacje na stanowiskach;
5) zmiany w wewnętrznych procedurach;
6) podjęcie działań cywilnoprawnych dotyczących np. zawartych umów, naprawienie szkody, wypłacenie odszkodowania;
7) złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
8) złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa;
Zarząd określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Koordynator ds. naruszeń monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie odpowiedzialnym.
Koordynator ds. naruszeń informuje Sygnalistę o poczynionych ustaleniach oraz zatwierdzonych przez Zarząd środkach.

§11
REJESTR ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ

W rejestrze rejestruje się każde Zgłoszenie, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.
Za prowadzenie rejestru w Spółce odpowiada Koordynator ds. naruszeń.
Rejestr zawiera w szczególności: :
1) numer sprawy,
2) przedmiot zawiadomienia,
3) datę dokonania zawiadomienia,
4) informację o podjętych działaniach następczych,
5) datę zakończenia sprawy.
Wzór rejestru stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Procedury.
Dostęp do rejestru przysługuje wyłącznie:
1) Członkom Zarządu;
2) osobom posiadającym pisemne upoważnienie Zarządu;
3) innym zobowiązanym do zachowania poufności pracownikom służbowo zaangażowanym w proces merytoryczny wyjaśniania sprawy z zakresu naruszenia, ale wyłącznie w zakresie spraw, w których brali udział;
4) organom ścigania w przypadku ich zawiadomienia.
Poza prowadzeniem rejestru, Koordynator ds. naruszeń, przy zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązany do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 3 lat od czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego.

§ 12
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Po otrzymaniu zgłoszenia Spółka przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679 (RODO).
Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pochodzenia danych osobowych nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 6 ust. 1 Procedury albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w § 6 ust. 1 Procedury albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Klauzula informacyjna dla Sygnalisty stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.
Klauzula informacja dla osób wskazanych w Zgłoszeniu stanowi Załącznik nr 3 do Procedury.
Wzór upoważnienia dla Koordynatora ds. naruszeń do przetwarzania danych osobowych w związku z wewnętrznymi zgłoszeniami naruszeń prawa stanowi Załącznik nr 4 do Procedury.

§13
ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

Spółka nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń dokonanych anonimowo.
Zgłoszenia dokonane anonimowo pozostają bez rozpatrzenia.

§14
INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

Zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa może być przekazane również Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu z pominięciem trybu przewidzianego w niniejszej Procedurze, w szczególności gdy:
1) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Spółka nie podejmie działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej;
2) Sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
3) dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe;
4) w przypadku dokonania Zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Spółkę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Spółką a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.
Zgłoszenie informacji dokonane Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami Ustawy.

§15
ODPOWIEDZIALNOŚĆ SYGNALISTY

W przypadku gdy Spółka poniesie szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

§16
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Zmiany w niniejszej Procedurze wymagają formy przyjętej dla jej uchwalania.
Nadzór nad realizacją niniejszej procedury powierza się Koordynatorowi ds. naruszeń.
Przestrzeganie niniejszej Procedury stanowi obowiązek Pracowników oraz Współpracowników Spółki.